15-а бригада артилерійської розвідки «Чорний ліс» однією з перших почала впроваджувати  електронні рапорти. Євген Шумік, Начальник служби захисту інформації в автоматизованих системах бригади, своїми руками запускав і налаштовував увесь процес. Минуло вже півроку з цього моменту і військові «Чорного лісу»  вже звикли, що рапорти можуть подаватись за 5 хвилин у мобільному. Євген розповів, як їм це  вдалося.

Наша бригада відкрита до всього, що зробить службу легше і позбавляє рутинних, нудних завдань. Забути про необхідність писати рапорт від руки? Так, будь ласка. Зараз ми маємо вже понад 700 опрацьованих рапортів і ця кількість кожного дня лише зростає. 

Як ми впроваджували Армія+

Я читав, що головною проблемою запуску Армія+ у інших частинах є спротив командування. Що люди саботують цей процес і не хочуть нічого змінювати. Нам же командування пішло на зустріч, бо бачить у цифровізації велику перспективу. Вважаю, що їхні бажання і лідерство — одні з найважливіших чинників, які дозволили запустити Армія+ на всю військову частину.

Загалом, розгортання було нескладним, але сам процес мав достатньо підпунктів, про які треба було попіклуватися, щоб усе працювало надійно. Це зайняло у нас кілька тижнів. Тож ось кроки, які ми зробили на цьому шляху.

Першим ділом я відкрив інструкцію з впровадження. Можливо, прозвучить банально, але це дуже допомогло у розумінні того, як все має працювати. Люди часто нехтують ними і потім плутаються у найпростіших речах. Через це процес здається складним і тому справа не рухається. Насправді тут описано все: як завести Армія ID в СЕДО частини, як просто розповісти особовому складу про подачу рапортів. Що їм необхідно знати. Куди писати, якщо раптом щось не працює. Бо коли маєш знання, то можеш розв’язати будь-яку проблему.

Далі — порахував кількість необхідного обладнання. Вкрай важливо розрахувати кількість техніки, яка необхідна для розгортання такого процесу. Тут все виявилося доволі просто: особовий склад та командири підрозділів подають і підписують рапорти на своїх телефонах. Ноутбуки потрібні лише командиру, його заступникам та тим, хто зареєстрований у СЕДО.  Це небагато. Але розумію, що не всі частини мають ресурс для цього. Втім, це того вартує, оскільки значно полегшить службу.

Третій крок — навчити користуватися. Гадаю, цей пункт був одним з найоб’ємніших у роботі. Навчання у нас почалося з діловодів, оскільки від них залежить чи вчасно потрапить рапорт на підпис командиру. Тому реєстрація і передача документу в СЕДО стали ключовим завданням. Решта — по інструкції, яку ми надіслали усім із розпорядженням. Консультували всіх, у кого виникали питання. Єдиний нюанс — не завжди підтягуються дані користувачів. Тут доводилося надсилати листи у ТЦК, оскільки їхні оператори мають вносити дані про військову службу людей у реєстр Оберіг. Ця  «бумажня» все ще є проблемою для нас. 

Взагалі, в цьому процесі кожен має свою роль і не можна навчити всіх військових однаковим знанням. Якщо з ланкою командування не було проблем, то навчити особовий склад було важче. По-перше, їх набагато більше. По-друге, кожний знаходився на різному рівні цифрової грамотності. Є люди, які не мають гаджетів для роботи. Є люди, яким складно опанувати сучасний застосунок. Тому до них ми зайшли якраз через молодих солдатів, які більш підковані. Вони стали провідниками знань до старшого покоління. Це спрацювало: старші побачили, що у молодших усе працює, то вони і підтягнулися.

Четвертий крок — замкнути коло. Коло замикається навчанням діловодів, спеціальною програмою, яка прискорює підпис рапортів комбригом і додаванням командирів підрозділів у СЕДО.

Під час впровадження мали лише одну проблему — як командиру підписувати рапорти. Ми гадали, що там має бути якась спеціальна кнопка. Бо підписувати 53 рапорти в день буде проблемно, якщо треба крутити головою у Дії для підтвердження. Але ми розібралися самостійно. Командиру через СЕДО на робоче місце можна надсилати телеграми. Це сервіс, через який службові документи надсилаються на робоче місце командира на підпис чи погодження. Ми через цей сервіс надіслали рапорт — це спрацювало.

То як у нас зараз усе працює?

Схема подачі рапорту така. Військовий заходить у застосунок, обирає необхідний рапорт і заповнює. Він потрапляє до його командира — наприклад, командира відділення і далі по ступеням підрозділу. Той його погоджує. Рапорт далі йде на командира батальйону, а потім — у СЕДО частини, тобто, до командира бригади, який його остаточно погоджує у електронним шляхом. До Армія+ тільки робота з рапортами займала у командира частини годину-дві. Тепер рапорти погоджуються набагато швидше. На цьому тлі, історії про бригади, де рапорти друкують, підписують, а скан-копію завантажують знову у СЕДО, виглядають варварством. Простіше ж зробити систему діджитальною, «під ключ», як ми.   

Раніше для погодження треба було їздити у стройову, працювати із документами тощо. Це витрата і часу на логістику, і самого пального. Ми не рахували скільки заощадили на цьому, але я точно можу сказати, що заощадили багато часу всім у частині.

«Як застосунок для військових, Армія+ має чималий потенціал»  

Я чув про те, що командири деяких бригад забороняють використовувати Армія+. Погрожують внутрішніми санкціями. Мені здається, що вони цим ускладнюють собі життя. Тому що цифровізація — це про спрощення процесів, полегшення життя усім у частині. 

Не думаю, що у тих, хто забороняє застосунок у себе, є романтична ностальгія до погодження рапортів під горнятко чаю, коли по вікну барабанить дощ. Скоріше, саботажем вони хочуть зберегти інструмент впливу на особовий склад.

Щодо нашої бригади, то Армія+ “влилась” і запрацювала швидко завдяки лідерству начальства та ентузіазму підлеглих. Головне — щоб було бажання впроваджувати ці зміни. Трошки посидіти, почитати — і далі весь процес стане на конвеєр.

Якщо розглядати Армія+ у контексті складання рапортів, то тут нічого не бракує. Треба лише трошки оптимізації і поправити баги. Як застосунок для військових, Армія+ має чималий потенціал. Дуже багато можна зробити. Наприклад, підтягнути посвідчення військового з Дії. Чи провести інтеграцію з логістами, щоб розуміти, що з майна для служби вже є, а що ще треба отримати. Втім, певен, що у розробників у беклозі лежить багато цікавих задач.